[vc_row][vc_column][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]We kennen ze allemaal: Managers die de hele tijd allemaal dure woorden gebruiken, bijvoorbeeld tijdens een presentatie. Het klinkt allemaal erg belangrijk, als of ze echt heel goed weten waarover ze het hebben, toch? Eigenlijk niet. Het klinkt misschien wel professioneel, maar eigenlijk weet niemand wat er precies bedoeld wordt. Deze woorden noemen we buzzwords. Als je ze gebruikt, verlies je sneller de attentie van je doelgroep. En dat wil je natuurlijk altijd voorkomen, maar zeker in interne communicatie!
Laat ons even beginnen met de definitie van buzzwords. Wat is het nou eigenlijk precies? In principe vallen er heel veel woorden onder: Het zijn namelijk alle woorden die in een bepaalde omgeving of context worden gebruikt, maar niet duidelijk gedefinieerd zijn. Iedereen heeft wel een vaag idee wat er mee bedoeld wordt. Maar als je mensen vraagt om in maximaal twee of drie zinnen kort en duidelijk uit te leggen wat het precies inhoudt merk je snel dat het dus een buzzword is. Zou jij bijvoorbeeld simpel kunnen uitleggen wat er precies bedoeld wordt met ‘snackable content’ of ‘big data’? Zonder googelen uiteraard! Heb je direct een duidelijke definitie van deze buzzwords in je hoofd? De meesten waarschijnlijk niet. Maar er zijn ook algemenere buzzwords, die los staan van een bepaalde sector. Eentje die wel vaker wordt gebruikt is ‘in principe’. Zoals bijvoorbeeld in de derde zin van deze alinea. Heeft het echt een duidelijke betekenis of definitie? Eigenlijk niet. In de meeste gevallen kun je de term weglaten zonder dat de betekenis van de zin verandert. Hadden wij het dan ook beter zonder ‘in principe’ kunnen doen? Misschien wel, maar we hadden even een voorbeeld nodig.
Buzzwords in interne communicatie
Tot nu toe klinkt het allemaal best logisch. En het is relatief makkelijk toe te passen: Door je teksten te checken op buzzwords en deze te vervangen met woorden die wél duidelijk gedefinieerd worden. Maar als het gaat om interne communicatie wordt het een beetje ingewikkelder. Er zijn dan namelijk meer buzzwords dan je in eerste instantie zou denken. Je communiceert namelijk vaak met mensen van verschillende afdelingen en met verschillende kennisniveaus of achtergronden. Woorden die voor de één heel duidelijk gedefinieerd zijn, zijn voor anderen misschien wel een buzzword. Een goed voorbeeld is de term ‘KPI’s’. Als je het vraagt aan het management team krijg je vast een duidelijke definitie. Ze weten direct wat ermee bedoeld wordt omdat ze er dagelijks mee werken. Maar voor anderen is het misschien een stuk minder duidelijk, bijvoorbeeld voor mensen op de fysieke werkplaats. Afhankelijk van hoe ‘KPI’s’ binnen het bedrijf wordt gebruikt is het dus voor sommigen wel een buzzword. En dus eigenlijk ook een woord dat je niet wilt gebruiken in de communicatie met bepaalde interne doelgroepen.
Segmenteer jouw doelgroepen
Het kan dus best een uitdaging zijn om te communiceren zonder buzzwords. En alles omschrijven is ook niet altijd een geschikte oplossing. Dan maak je jouw interne communicatie namelijk een stuk ingewikkelder dan nodig. Daarom is het soms handiger om niet alle medewerkers als één grote doelgroep te beschouwen. Je kunt ook meerdere kleinere doelgroepen segmenteren. Op die manier kun je niet alleen persoonlijker communiceren, maar kun je ook buzzwords makkelijker voorkomen. Zo kun je bijvoorbeeld in jouw mailtje naar het management team wel het woordje ‘KPI’s’ gebruiken. En voor andere afdelingen kun je het woord omschrijven of misschien zelfs weglaten. Is het wel relevant voor hen? Breng de totale content terug naar een verhaal dat per doelgroep duidelijk en relevant is. Zo verlaag je de kans op buzzwords al aanzienlijk.
Voorkom buzzwords
Alsnog kan het soms lastig zijn om buzzwords in jouw communicatie te spotten. Misschien denk jij wel dat een woord heel duidelijk gedefinieerd is, maar je doelgroep heeft niet zo’n duidelijk beeld erbij. Maar hoe weet je nou welke woorden buzzwords zijn voor jouw doelgroepen? Hieronder hebben wij een aantal tips op een rij gezet hoe je het gebruik van buzzwords alsnog makkelijk kunt voorkomen:
- Luister! Door gewoon in gesprek te gaan met mensen uit jouw doelgroep en te luisteren naar welke woorden zij gebruiken krijg je een duidelijk beeld van hun kennisniveau en taalgebruik. Natuurlijk hoef je in jouw interne communicatie geen spreektaal te gebruiken, maar je kunt het altijd aan het taalgebruik van jouw doelgroep aanpassen.
- Vind je het lastig om een onderwerp simpel uit te leggen? Stel je voor dat je het in plaats van aan jouw doelgroep uit moet leggen aan een kind van 4, iemand die je net in de kroeg hebt leren kennen of aan jouw oma. Ineens moet je het op een hele simpele manier uitleggen en het onderwerp echt terugbrengen naar de kern van het verhaal. En die kun je vervolgens als basis gebruiken in jouw interne communicatie. Maak het niet ingewikkelder dan het nodig!
- Maak je communicatie zo specifiek mogelijk. Kun je er echt niet omheen om een buzzword te gebruiken? Leg het dan zo duidelijk mogelijk (en nodig) uit. In plaats van het alleen over KPI’s te hebben kun je bijvoorbeeld uitleggen wat je precies bedoelt. Zo zorg je ervoor dat het buzzword niet direct voor vraagtekens gaat zorgen.
- Gebruik voorbeelden die voor de doelgroep relevant en herkenbaar zijn. Door situaties te schetsen die de doelgroep herkent verhoog je de kans dat ze jouw punt begrijpen. Herkenbaarheid zorgt tegelijkertijd ook voor meer betrokkenheid, dus dit is sowieso altijd een goed idee voor interne communicatie!
Ook al klinkt het misschien alsof je veel verstand hebt van het onderwerp, er zijn dus meer dan genoeg redenen om geen buzzwords te gebruiken. Vooral in interne communicatie: Je wilt uiteraard jouw doelgroep bereiken en ervoor zorgen dat jouw boodschap overkomt. Door buzzwords haken ze sneller af. En is de kans groter dat jouw boodschap niet blijft hangen.[/vc_column_text][vc_column_text el_class=”paars” woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
Geen idee hoe je jouw boodschap begrijpelijk kunt communiceren naar alle doelgroepen? Laat het ons weten! Onze consultants helpen je graag.our partners.
[/vc_column_text][vc_btn title=”Neem contact op” style=”custom” custom_background=”#330072″ custom_text=”#ffffff” shape=”round” size=”lg” align=”center” i_align=”right” add_icon=”true”][/vc_column][/vc_row]
