Veel organisaties met een sterke focus op duurzaamheid staan voor dezelfde uitdaging: hoe zorg je ervoor dat medewerkers op alle niveaus zich betrokken voelen en daadwerkelijk bijdragen aan jouw duurzame doelen? Zo ook een toonaangevende gehandicaptenzorgorganisatie met locaties door heel Zuidwest-Nederland. Deze instelling ondertekende de Green Deal Duurzame Zorg en wilde duurzaamheid stevig verankeren in de cultuur. In dit artikel deelt de adviseur duurzame bedrijfsvoering haar ervaringen en inzichten over hoe Funk-e heeft bijgedragen aan het versterken van de duurzaamheidscultuur.
Focus op alle aspecten van duurzaamheid
Als zorgorganisatie bieden we verschillende vormen van ondersteuning, zoals begeleid wonen, dagbesteding, ambulante begeleiding, diagnostiek en behandeling voor duizenden cliënten. We beheren een groot vastgoedportfolio en willen onze panden duurzaam vernieuwen en onderhouden. Hoewel we al veel hadden bereikt op het gebied van verduurzaming en energietransitie, zagen we nog we ruimte om een grote stap te maken.
Behoefte aan sterke interne communicatie
Ik kwam er al snel achter dat het nog een flinke uitdaging zou worden om duurzaamheid binnen ons bedrijf zodanig op de kaart te zetten dat iedereen zijn of haar steentje zou gaan bijdragen aan de duurzame doelen van de organisatie. Om dit echt goed aan te pakken, hadden we een communicatiemedewerker nodig in ons team. Helaas was de capaciteit van de communicatieafdeling te beperkt om iemand vrij te maken, dus gingen we zelf maar aan de slag met onze communicatie. We maakten een pagina voor duurzaamheid in ons portaal, waar we zoveel mogelijk informatie deelden, maar dat was natuurlijk niet voldoende om ons doel te bereiken. Ik schakelde een groep hbo-studenten in. Zij adviseerden ons om een communicatiecampagne te starten, met daaraan gekoppelde workshops en challenges om mensen in de actiemodus te krijgen. Zelf ontbrak het ons en de afdeling communicatie aan capaciteit om dit op te zetten. Om die reden heb ik aan de Raad van Bestuur voorgesteld om hiervoor externe hulp in te schakelen en gelukkig reageerden ze daar positief op.
Duurzaamheid integraal aanpakken
We zijn het gesprek aangegaan met twee partijen waarmee we eerder hadden samengewerkt. Funk-e was de ene partij, de andere partij legde meer focus op behavioral design. Funk-e sprong eruit vanwege hun vermogen om complexe zaken eenvoudig te maken. Duurzaamheid is immers een complex onderwerp dat alle facetten van de bedrijfsvoering raakt en invloed heeft op het doen en laten van mensen. Het reikt verder dan alleen milieukwesties, het gaat om de gezondheid, veiligheid en levenskwaliteit van cliënten en medewerkers en raakt aan de kern van het voortbestaan van onze organisatie. Als je niets doet, kan dat bijvoorbeeld leiden tot reputatie- en financiële schade en verlies van vertrouwen bij klanten, medewerkers en andere belanghebbenden. Daarnaast hebben we te maken met drie niveaus van communicatie: strategisch, tactisch en operationeel. Dat vraagt om een heldere, integrale aanpak, dwars door de lagen van de organisatie heen. We hadden op basis van de gestructureerde aanpak die Funk-e voorstelde, het vertrouwen dat Funk-e, de juiste partner voor ons zou zijn.
Stapsgewijze aanpak
Wat me vooral aanspreekt is de stapsgewijze aanpak van Funk-e. Door het ontwarren van de impact op de organisatie, de complexiteit van het vraagstuk en de doelgroepen, hebben we echt zicht gekregen op wat het nou precies zo ingewikkeld maakt en hoe we onze communicatie daarop kunnen afstemmen.
Eerst heeft het team van Funk-e de hoofdvraag helder in kaart gebracht: Hoe kunnen we medewerkers en cliënten bewuster maken van onze duurzame doelen, vooral als het gaat om hun eigen invloed daarop? Vervolgens brachten ze de bestaande communicatiekanalen in kaart, zoals ons magazine, de nieuwsbrieven en het portaal en werd in een workshop het droomscenario met bijbehorende doelen geformuleerd. Daarna analyseerden ze wie er allemaal bij betrokken zijn en welke verschillende culturele aspecten een rol spelen. Je hebt natuurlijk te maken met de bedrijfscultuur, maar ook de cultuurverschillen tussen regio’s, teams of tussen individuele medewerkers en cliënten. Ook werden personas gedefinieerd en werden op basis van interviews en een enquête persona-journeys opgesteld. Vanuit het begrip met wie je te maken hebt en wat deze mensen nodig hebben om daadwerkelijk aan de duurzame doelen te werken wordt nu als laatste stap van de eerste fase een strategisch mediaplan met meetbare doelen en concrete acties opgesteld. Dat is de basis voor de tweede fase, het ontwikkelen van mediacontent. Het was een mooi proces om te ervaren. In eerste instantie was het één kluwen, maar Funk-e heeft deze ontrafeld en structuur aangebracht.
Steun
Het traject verloopt anders dan verwacht, met name door wat interne strubbelingen. Voor mij persoonlijk brengt het werken met Funk-e veel steun in de zoektocht naar hoe dingen werken binnen de organisatie. Soms vraag je je toch dingen af. Is het normaal hoe dit verloopt? Kunnen we dit ooit nog vlottrekken? De professionele ondersteuning die ik krijg van Funk-e is precies wat ik had gehoopt toen ik hen mocht inhuren, en meer. Een ‘eigen’ collega van de afdeling communicatie is onderdeel van onze bedrijfsstructuur en -cultuur. Funk-e kan een ander perspectief bieden. Vanuit hun ervaring met verschillende organisaties brengen ze enorm veel kennis mee. Dat helpt me zo goed.
Professioneel en vriendschappelijk
Ik vind de samenwerking echt heel prettig. Ik kan heel open zijn over mijn uitdagingen: hier loop ik tegenaan, ik weet even niet hoe ik verder moet. Die eerlijkheid is er aan beide kanten. Ook Lot en Janna van Funk-e hebben soms momenten dat het anders loopt dan ze vooraf hadden bedacht. Dan geven ze ook aan dat ze even goed moeten nadenken over de beste volgende stap. We zijn er samen voor gegaan en zijn allebei bereid om elkaar tegemoet te komen of een stapje extra te zetten. Als iets niet helemaal lukt, doen ze dat niet af met een ‘dat is jouw probleem, hier is een extra rekening omdat we uit de tijd lopen’. Nee, dat is totaal niet aan de orde. Het is echt een gezamenlijke inspanning: professioneel, maar tegelijkertijd ook vriendschappelijk.
Slim, bereikbaar en snel
Als ik de samenwerking met Funk-e in een paar woorden moet beschrijven, zou ik zeggen: slim, bereikbaar en snel. Ze zijn echt superslim in wat ze doen, maar ze schakelen ook lekker snel. Ze hebben ook een duidelijke kijk op het proces dat je als organisatie doormaakt en de stappen die je daarbij moet zetten. En dat vind ik dan dus weer heel slim.
Laat je inspireren
Sta je voor een organisatorische uitdaging? Ik zou zeggen, ga gewoon eens langs bij Funk-e op kantoor en laat je inspireren. Ik heb een keer een workshop gevolgd bij hen. Dat was echt heel gaaf, omdat je op die manier echt een goed begrip krijgt van waar ze mee bezig zijn. Kijk eens op hun website of volg hun LinkedIn-pagina en wie weet kun je ook een leuke workshop volgen. Dan snap je echt heel goed hoe ze werken.
Meer weten?
Benieuwd wat Funk-e voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op en ontdek hoe Funk-e jouw ideeën tot leven kan brengen!
Mogen we je blijven inspireren over verandercommunicatie en hoe je dit effectief kunt toepassen? Abonneer je dan op onze blogs of volg onze LinkedIn-pagina. Zo ben je altijd op de hoogte van de nieuwste inzichten en mooiste praktijkvoorbeelden.
