De Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe is een overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van taken op het gebied van milieu en omgeving in de provincie Drenthe. De RUD Drenthe stond voor een flinke uitdaging. Als traditionele organisatie werkten de medewerkers vaak als eilandjes, wat samenwerking bemoeilijkte, terwijl dat juist zo hard nodig was. In deze blog vertelt Lot Burgers, consultant bij Funk-e, hoe wij de RUD Drenthe hebben geholpen bij hun transformatie.
Klassieke organisatie
De RUD Drenthe heeft diverse verantwoordelijkheden, waaronder vergunningverlening, toezicht en handhaving met betrekking tot milieuwetgeving. Hun voornaamste doel is het waarborgen van een veilige en gezonde leefomgeving voor de inwoners van Drenthe. Historisch gezien is RUD Drenthe een behoorlijk klassieke organisatie. Iedereen werkte op een eigen eilandje en er werd niet goed samengewerkt. Dat zorgde ervoor dat medewerkers regelmatig opnieuw het wiel moesten uitvinden. Dit terwijl het type werk dat zij doen heel specialistische kennis vereist, die niet eenvoudig te vinden is. Tel daarbij op de voortdurende ontwikkelingen rondom de Omgevingswet, en het is duidelijk dat de RUD Drenthe anders moest gaan (samen-)werken.
Zelforganisatie
RUD Drenthe had een jaar of vijf geleden al een bureau ingeschakeld dat gespecialiseerd is in cultuurverandering. Zo wilden ze voor elkaar krijgen dat de medewerkers meer gingen samenwerken. Noem het zelforganisatie, zelfsturend werken of proactief zijn, maar het kwam erop neer dat medewerkers van hun eilandjes moesten komen. Om dat te bereiken hadden ze een paar A4’tjes met theorie de wereld in gestuurd. Maar zelforganisatie uitleggen op papier, maakt het niet heel tastbaar. Mensen hadden geen idee wat het voor hen betekende. Ze hadden voortdurend het gevoel dat ze het fout deden en er ontstond enorme weerstand tegen het woord zelforganisatie.
Roer om
In 2022 besloten ze dat het tijd was om het roer echt om te gooien. Ze schakelden ons in om ervoor te zorgen dat het concept wél goed zou landen. Dat was een fikse uitdaging. Als mensen niet echt warmlopen voor verandering en het concept al eerder verkeerd is gecommuniceerd, begin je al met een 1-0 achterstand. Het management gaf ons dan ook de opdracht om het woord zelforganisatie niet te gebruiken. Dat was inmiddels echt een taboewoord geworden. Aan ons de schone taak om het concept van zelforganisatie te communiceren, zonder het woord zelforganisatie te gebruiken.
Storytelling
We hebben eigenlijk op een aantal zaken ingespeeld. Allereerst hebben we heel goed gekeken naar het sentiment van de communicatie. We wilden het positief benaderen: jullie zijn al heel goed bezig. We speelden ook in op de nuchterheid van de medewerkers: we komen niet met mooie praatjes, maar met concrete voorbeelden van waarom een andere manier van werken jullie gaat helpen. Het verhaal dat we gingen vertellen, dat was echt superbelangrijk. Welke toon gebruiken we daarbij? En welke visuele elementen passen daarbij? We gebruikten storytelling om betrokkenheid te vergroten, een emotionele verbinding met de doelgroep te creëren en de boodschap beter te laten landen. Dat was één aspect.
Gamification
Het andere aspect dat we hebben ingezet, was gamification, wat een belangrijk onderdeel werd van de hele campagne. In plaats van medewerkers opnieuw te overspoelen met informatie en te vertellen hoe het moet, wilden we hen laten experimenteren met het idee. Daar hebben we een kleine interactieve campagne van gemaakt, waarbij we verschillende spelelementen introduceerden. Zo hingen we bijvoorbeeld op het toilet posters met een QR-code. Als je die scande, kreeg je verschillende stellingen te zien via virtual reality. Zo konden we een nieuwe omgeving creëren op de plek waar de medewerker op dat moment was. Dan kwamen er verschillende scenario’s naar voren, en de vraag was: welke zou jij kiezen? Als mensen dan op een scenario klikten, kregen ze te zien hoe dat scenario werkt. Zo hebben we een aantal stellingen gepresenteerd, waardoor mensen een goed beeld kregen van hoe zelforganisatie werkt – zonder het te benoemen.
Effect direct zichtbaar
Het leuke aan gamification is dat je mensen kunt stimuleren, net als bij een echte game. Medewerkers konden bijvoorbeeld hun eigen avatar verdienen en zelf onderwerp worden van de communicatie. Bovendien konden we precies zien wat wel werkte en wat niet. Het eerste scenario sloeg duidelijk niet aan. Dan weet je precies, oké, dit past dus niet bij de doelgroep. Zonder dat je een maand lang aan het communiceren bent en maar moet gokken of het werkt of niet werkt. Nu weet je het onmiddellijk, want mensen klikken ergens op of niet. En ze blijven hangen of haken na één seconde af. Dan kan je gelijk iets anders doen. Zo ontdekten we dat het vooral goed werkte als we collega’s aan het woord lieten. Toen hebben we een soort vlogserie gemaakt waarbij een professionele vlogger collega’s interviewde over hoe zij werken. Dat werkte echt als een tierelier. Dat hadden we niet geweten als we het niet eerst hadden onderzocht.
Positieve resultaten
De resultaten waren enorm positief. Zo’n 55 procent kreeg een betere en positievere associatie met het begrip zelforganisatie. Maar liefst 70 procent van de mensen kon zich beter herinneren waar het over ging, en er was bijna twee keer zoveel aandacht voor het onderwerp door visualisatie. Dat is best netjes, toch? Kortom: je kunt wel veel informatie zenden, maar dat werkt eigenlijk niet totdat je mensen echt de informatie geeft die bij hen past, waar ze behoefte aan hebben. Want pas als iemand zijn behoefte wordt ingevuld, pas dan krijg je mensen mee. En daar draait het uiteindelijk om.
Jouw veranderproces vanaf dag één een succes maken met effectieve communicatie?
Wil jij ook de kracht van wendbare verandercommunicatie ervaren en deze inzetten in jouw organisatie? Bij Funk-e begrijpen we de uitdagingen en kunnen we helpen deze te overwinnen. Laat ons jou ondersteunen in het meekrijgen van je team en het optimaliseren van je organisatieprocessen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen!
Mogen we je blijven inspireren? Abonneer je dan op onze blogs of volg onze LinkedIn-pagina. Zo ben je altijd op de hoogte van de nieuwste inzichten en mooiste praktijkvoorbeelden.
