[vc_row][vc_column][vc_column_text]Bijna elk bedrijf heeft te maken met digitale transformatie. Of het nou gaat om het digitaliseren van handmatige processen voor een betere klantervaring of het verlagen van de administratieve werkdruk voor de medewerkers door middel van een nieuwe software: digitale transformatie vereis altijd een gedragsverandering van de medewerkers. Je kunt namelijk zo veel systemen installeren en werkprocessen optimaliseren als je wilt, als je medewerkers er geen gebruik van maken levert het je geen voordeel op.
Digitale transformatie is niet alleen een belangrijk onderwerp voor veel bedrijven. Het is ook een groot verandertraject voor het bedrijf, en vooral ook voor de medewerkers. Net als bij andere verandertrajecten kun je dan ook te maken hebben met veel weerstand. En dat helpt natuurlijk niet om zo snel mogelijk efficiënt gebruik te kunnen maken van de voordelen die digitale transformatie oplevert! Om weerstand te voorkomen of weg te nemen is het belangrijk om digitale transformatie goed intern te communiceren. Als medewerkers namelijk niet alleen weten wat er gaat gebeuren maar ook de redenen erachter begrijpen is de kans groot dat ze gemotiveerd worden om actief mee te werken aan de implementatie. Maar voor we ons stappenplan voor de interne communicatie van een digitaal transformatietraject uitleggen, laten we eerst kijken wat digitale transformatie allemaal inhoudt.
Wat is digitale transformatie?
Digitale transformatie is in principe niets anders dan het digitaliseren van verschillende processen binnen een bedrijf of organisatie. En dat is nog niet alles: elke technologische transformatie brengt ook een bedrijfstransformatie met zich mee. Het bedrijf moet zich namelijk instellen op het nieuwe proces, of in dit geval de nieuwe digitale manier van werken, een nieuw systeem of een nieuwe strategie.
Stel bijvoorbeeld je wilt de klantenervaring verbeteren door nieuwe programma’s en technologieën in te zetten, of administratieve processen digitaliseren om de medewerkers meer tijd voor hun hoofdtaken te geven. Dan heb je niet alleen de technologie nodig maar moet het bedrijf ook ermee om leren gaan. Pas dan heb je het doel bereikt en de klantenervaring verbeterd of ervoor gezorgd dat medewerkers daadwerkelijk minder tijd kwijt zijn aan administratieve processen.
Digitale transformatie is daarom meer dan alleen het installeren van een nieuwe software en het rondsturen van een handleiding. Juist omdat medewerkers hun gedrag aan moeten passen kan het voor weerstand binnen het bedrijf zorgen. Medewerkers zijn namelijk ook gewoon mensen, en mensen houden van gewoontes. Veranderingen betekenen altijd iets nieuws, onbekends, en dat is vaak best spannend. Vooral als het gaat om digitalisering.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
Voorbeelden digitale transformatie
Voorbeeld nodig? De afgelopen decennia is er natuurlijk heel veel gedigitaliseerd, daarom zijn er ook duizenden voorbeelden van digitale transformatietrajecten bij bedrijven of organisaties. En omdat het een nogal abstract onderwerp kan zijn, hebben we hieronder drie voorbeelden op een rij gezet.[/vc_column_text][vc_cta h2=”” h2_font_container=”tag:h2|font_size:20|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″ el_class=”icoon1″]Laten we beginnen met hét voorbeeld voor digitale transformatie, al is het een ouder voorbeeld: het internet. Vandaag de dag is het bijna onmogelijk om een succesvol bedrijf te runnen zonder een goede website, emails, online klantenservice en een onlineshop, bijvoorbeeld. Maar voor het internet er was ging natuurlijk alles offline. Medewerkers moesten niet alleen leren hoe ze om moesten gaan met het internet en de bedrijfswebsite zelf. In de loop der jaren kwamen er namelijk nog allemaal nieuwe dingen bij, zoals social media. En daarmee een veel grotere doelgroep die ineens bereikbaar was. Dit voorbeeld laat ook direct zien dat digitale transformatie vaak een marathon is, en geen sprint: het duurt een tijdje voor een bedrijf de nieuwe processen heeft geïmplementeerd. En door nieuwe ontwikkelingen en inzichten is het een proces dat door blijft lopen. [/vc_cta][vc_cta h2=”” h2_font_container=”tag:h2|font_size:20|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″ el_class=”icoon1″]Ook interne processen die gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden vallen onder digitale transformatie. Denk bijvoorbeeld aan administratieve processen die medewerkers veel tijd kosten. Met de juiste softwares en systemen kunnen verschillende handelingen samengevoegd worden en kunnen bijvoorbeeld veel eenvoudiger uren bijgehouden worden of facturen en betalingen worden aangemaakt en bijgehouden. Sommige administratieve processen kunnen zelf volledig geautomatiseerd worden. En medewerkers hebben meer tijd om te focussen op dingen die niet kunnen worden overgenomen door nieuwe software of kunstmatige intelligentie: creatief worden bijvoorbeeld, of klanten nog persoonlijker te woord staan.[/vc_cta][vc_cta h2=”” h2_font_container=”tag:h2|font_size:20|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″ el_class=”icoon1″]Digitale transformatie speelt natuurlijk niet alleen bij bedrijven, maar ook in andere sectoren. Wat dacht je bijvoorbeeld van digitale transformatie in de zorg? Zo zijn patiëntendossiers inmiddels digitaal en kunnen op die manier waar nodig eenvoudig worden gedeeld. Maar het digitaal bijhouden van de patiëntgegevens was niet het enige dat deze digitale transformatie in de zorg met zich mee bracht: zorgverleners moesten ook leren hoe om te gaan met de data. Want gezondheid is natuurlijk nogal een privacy-gevoelig onderwerp. Ook het digitaliseren van patiëntendossiers was daarom niet alleen een technologische transformatie, maar zeker ook een organisatorische transformatie.[/vc_cta][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1684505909981{background-color: #efefef !important;}” woodmart_css_id=”6467852cc9dd8″ responsive_spacing=”eyJwYXJhbV90eXBlIjoid29vZG1hcnRfcmVzcG9uc2l2ZV9zcGFjaW5nIiwic2VsZWN0b3JfaWQiOiI2NDY3ODUyY2M5ZGQ4Iiwic2hvcnRjb2RlIjoidmNfcm93IiwiZGF0YSI6eyJ0YWJsZXQiOnt9LCJtb2JpbGUiOnt9fX0=” mobile_bg_img_hidden=”no” tablet_bg_img_hidden=”no” woodmart_parallax=”0″ woodmart_gradient_switch=”no” woodmart_box_shadow=”no” wd_z_index=”no” woodmart_disable_overflow=”0″ row_reverse_mobile=”0″ row_reverse_tablet=”0″][vc_column width=”1/2″][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no” el_class=”paars”]
Lees meer over digitale transformatie in de zorg in onze case study voor Parlan Jeugdhulp!
[/vc_column_text][vc_btn title=”Lees meer” style=”custom” custom_background=”#330072″ custom_text=”#ffffff” shape=”round” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fas fa-long-arrow-alt-right” add_icon=”true” link=”url:%2Fcontact”][/vc_column][vc_column width=”1/2″][woodmart_image woodmart_css_id=”6467853fe7b46″ img_id=”1424″ img_size=”full” display_inline=”no” parallax_scroll=”no” responsive_spacing=”eyJwYXJhbV90eXBlIjoid29vZG1hcnRfcmVzcG9uc2l2ZV9zcGFjaW5nIiwic2VsZWN0b3JfaWQiOiI2NDY3ODUzZmU3YjQ2Iiwic2hvcnRjb2RlIjoid29vZG1hcnRfaW1hZ2UiLCJkYXRhIjp7InRhYmxldCI6e30sIm1vYmlsZSI6e319fQ==” woodmart_box_shadow=”no” wd_hide_on_desktop=”no” wd_hide_on_tablet=”no” wd_hide_on_mobile=”no”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]Maar ondanks de grote bedrijfstransformatie die digitale transformatie met zich mee brengt is het cruciaal om de concurrentie op de lange termijn bij te kunnen houden. Alleen als een bedrijf in staat is om processen te optimaliseren kan het op de lange termijn blijven groeien. En in de huidige wereld speelt technologie nou eens een grote rol.
Maar als digitale transformatie voor zo veel weerstand binnen een bedrijf kan zorgen, hoe zorg je er dan voor dat het alsnog een succes wordt? Hoe kun je medewerkers motiveren om de nieuwe processen te leren en in hun dagelijkse werkzaamheden om te zetten? Vooral gezien het feit dat de meesten waarschijnlijk drukke agenda’s hebben. Ook al kan digitale transformatie ervoor zorgen dat ze weer meer ruimte krijgen voor bepaalde werkzaamheden vraagt het in eerste instantie tijd en aandacht om de nieuwe processen te leren kennen.
Digitale transformatie succesvol intern communiceren
Bij een verandertraject moeten medewerkers hun gedrag op de ene of de andere manier aanpassen. In het geval van digitale transformatie moeten ze meestal om leren gaan met een nieuw systeem, beginnen om een nieuwe strategie uit te voeren of processen anders vorm geven. Om weerstand binnen het bedrijf te voorkomen is interne communicatie daarom cruciaal: als je medewerkers vanaf het begin meeneemt in het proces van implementatie en uitlegt waarom digitale transformatie zo belangrijk is voor het bedrijf verhoog je de kans dat ze actief willen meewerken. Alles wat je moet doen is ze op het juiste moment en via het juiste kanaal met de juiste informatie te voorzien. Klinkt moeilijk? Als je de stappen uit ons stappenplan volgt kom je er wel![/vc_column_text][vc_cta h2=”Ken je doelgroep” h2_font_container=”tag:h2|font_size:20|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″ el_class=”icoon1″]Als je weet met wie je het te maken hebt weet je ook beter welke informatie de doelgroep nodig heeft. Kijk daarom voor je begint altijd goed naar de verschillende afdelingen en mensen binnen jouw bedrijf. Wie zijn de mensen die dagelijks aan de slag moeten met de nieuwe software? Wie zijn de mensen die de nieuwe strategie moeten gaan uitvoeren? Wat motiveert hen om dagelijks hun best te doen op werk? Het is mogelijk dat niet alle medewerkers binnen het bedrijf één interne doelgroep vormen. Vooral bij digitale transformatie moeten mensen misschien op verschillende manieren werken met een nieuwe software. Segmenteer je doelgroep daarom op basis van de informatie die ze nodig hebben, werkwijze of kennisniveau over het verandertraject. Door verschillende persona’s te maken leer je de doelgroep(en) beter kennen en kun je jouw campagne zo ver mogelijk personaliseren.[/vc_cta][vc_cta h2=”Maak jouw medewerkers ambassadeurs” h2_font_container=”tag:h2|font_size:20|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″ el_class=”icoon1″]e zult altijd te maken hebben met collega’s die wel of juist niet enthousiast zijn over jouw verandertraject. Dat geldt zeker ook voor digitale transformatie: sommigen zullen heel blij zijn met een nieuw systeem of proces, terwijl anderen juist vast willen houden aan hun huidige werkwijze. Door je doelgroepanalyse weet je als het goed is al hoe de verschillende afdelingen of segmenten erin staan. Dat geeft je natuurlijk de mogelijkheid om juist te focussen op de doelgroepen die een negatieve mening over het verandertraject hebben. Maar juist enthousiaste collega’s kun je ook ambassadeurs maken. Als je hun intrinsieke motivatie nog beter weet te triggeren zullen zij anderen proberen te overtuigen en je zo helpen om de digitale transformatie sneller te implementeren.
[/vc_cta][vc_cta h2=”Maak het relevant” h2_font_container=”tag:h2|font_size:20|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″ el_class=”icoon1″]Als je de intrinsieke motivatie van jouw medewerkers wilt triggeren is het belangrijk dat je het onderwerp relevant maakt voor de doelgroep. Begin daarom jouw interne communicatiecampagne altijd door de waarom achter het verandertraject uit te leggen. Let daarbij op dat je redenen noemt die het onderwerp ook echt relevant maken voor de doelgroep, en niet alleen voor het management team. Zorgt het nieuwe systeem ervoor dat ze minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken? Dat is een goede motivatie, vooral als jouw doelgroep een drukke agenda heeft. Wordt het door een nieuwe software mogelijk om de klanten nog persoonlijker te helpen? Ook dat kan een goede motivatie zijn voor medewerkers. Door de doelgroepanalyse weet je wat hen motiveert en wat voor hen relevant is. Gebruik deze informatie om uit te leggen waarom de digitale transformatie voor hen persoonlijk relevant is.[/vc_cta][vc_cta h2=”Communiceer niet alles in één keer” h2_font_container=”tag:h2|font_size:20|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″ el_class=”icoon1″]Jouw collega’s hebben niet alle informatie op hetzelfde moment nodig. Net zoals bij het voorbeeld van het internet kan digitale transformatie soms langer duren. Neem jouw medewerkers mee in dit proces en communiceer de juiste informatie op het juiste moment. Begin zoals eerder gezegd altijd met de waarom om het onderwerp relevant te maken voor jouw doelgroep. Leg daarna uit wat er precies gaat veranderen en wat je van je doelgroep verwacht. Pas daarna is jouw doelgroep toe aan instructies over hoe het allemaal moet gaan gebeuren. Natuurlijk kan het dat bepaalde segmenten van jouw doelgroep juist meer of minder informatie over één van deze stappen nodig hebben. Ga daarop in zonder tussen de verschillende fases heen en weer te springen.[/vc_cta][vc_cta h2=”Gebruik de juiste media” h2_font_container=”tag:h2|font_size:20|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″ el_class=”icoon1″]Even een mailtje sturen naar alle collega’s om ze op de hoogte te stellen? Vooral als er ingewikkelde instructies of complexe verandertrajecten bij komen kijken is een simpel mailtje mogelijk niet het juiste medium voor jouw campagne. Denk daarom per fase goed na over de juiste media. Je zou bijvoorbeeld een animatie kunnen inzetten met herkenbare situaties voor jouw doelgroep om het onderwerp relevant te maken. Of een infographic om de verschillende stappen voor het gebruik van de nieuwe software. Voor de hoe-fase van jouw campagne kun je ook werken met een interactieve e-learning. Wil je alsnog een mailtje versturen? Zorg er dan voor dat het aansluit bij de doelgroep en je het via een mailingservice verstuurt. Op die manier kun je werken met dynamische content en kun je in de gaten houden wie jouw mailtjes wel of niet opent.[/vc_cta][vc_cta h2=”Maak het meetbaar” h2_font_container=”tag:h2|font_size:20|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″ el_class=”icoon1″]Hoe wil je weten of jouw interne communicatiecampagne succesvol was als je de voortgang niet meet? Precies, dat kan eigenlijk niet. En bij zo’n belangrijk verandertraject wil je natuurlijk niet moeten vertrouwen op je gevoel. Daarom is het belangrijk om de verschillende fases van jouw interne communicatiecampagne meetbaar te maken. Als je gebruik maakt van een emailcampagne kun je bijvoorbeeld met geautomatiseerde reminders werken voor diegenen die jouw mailtje niet openen of niet op de link in het mailtje klikken. Als je een e-learning verstuurt, kun je de resultaten van de verschillende medewerkers bijhouden. Zo zie je direct mogelijke pijnpunten en kun je in het vervolg van jouw campagne er verder op ingaan.[/vc_cta][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
Als je deze stappen aanhoudt kun je eigenlijk elk verandertraject intern communiceren. Zeker alles wat te maken heeft met digitale transformatie. Daarbij is het natuurlijk ook belangrijk om te weten wat de impact van jouw verandertraject op jouw organisatie is om te bepalen welke inspanningen wel of niet passen bij het verandertraject. Is de impact op het bedrijf groot als de implementatie faalt? Besteed dan extra veel aandacht aan de interne communicatiecampagne om het risico te minimaliseren. Juist dan ben je ook in staat om digitale transformatie snel genoeg te implementeren en de concurrentie voor te blijven. Een uitgebreid intern communicatieplan kost je namelijk uiteindelijk minder tijd dan een gefaalde implementatie omdat je alles zo snel mogelijk wilde afhandelen.[/vc_column_text][vc_btn title=”Neem contact op” style=”custom” custom_background=”#330072″ custom_text=”#ffffff” shape=”round” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fas fa-long-arrow-alt-right” add_icon=”true” link=”url:%2Fcontact”][/vc_column][/vc_row]
