[vc_row][vc_column][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]Goede interne communicatie kan echt een uitdaging zijn! Je wil alle collega’s bereiken en ervoor zorgen dat ze belangrijke informatie niet alleen ontvangen, maar er ook echt iets mee gaan doen. Zeker als het gaat om een belangrijk verandertraject. En terwijl je druk bezig bent met het sturen van de juiste informatie, zitten je collega’s meestal niet eens op te letten. Natuurlijk doen ze dat niet expres, ze hebben het gewoon hartstikke druk. Hoe zorg je dan toch dat jouw communicatie binnenkomt? En kun je jouw collega’s misschien zelfs inspireren, zodat ze uiteindelijk zelf actie ondernemen om het verandertraject tot een succes te maken?
Het punt waarop het bij (interne) communicatie vaak misgaat, is het focussen op de verkeerde informatie. Bij de meeste bedrijven staat het verhaal over wat er bij een verandertraject moet gaan gebeuren centraal. Dat is natuurlijk erg belangrijke informatie. Want als medewerkers niet weten wat er van hen verwacht wordt en hoe ze het moeten doen, gebeurt er meestal helemaal niets. Maar het is ook niet zo dat medewerkers blij worden van deze informatie. Is het dus wel het juiste vertrekpunt voor je interne communicatiecampagne? Inspireer je jouw doelgroep door uit te leggen hoe iets precies gaat gebeuren? En gaan je medewerkers vervolgens ook echt actie ondernemen? Waarschijnlijk niet.
Dat hebben we helaas al heel vaak zien gebeuren. Een bedrijf wil een nieuwe strategie implementeren, en focust vooral op het vertellen hoe het werkt en wat er anders moet. Maar om je medewerkers écht te inspireren om zelf aan de slag te gaan, is het eigenlijk veel handiger om eerst de waaromvraag te beantwoorden. Waarom is de nieuwe strategie eigenlijk zo belangrijk? En dan hebben we het niet over waarom het voor het bedrijf zo belangrijk is. Nee, het gaat er juist om waarom het voor de doelgroep belangrijk is. Als een onderwerp (of verandertraject) op die manier namelijk persoonlijk relevant wordt, is de kans groter dat er ook iets mee gedaan wordt. Als je niet begrijpt waarom iets belangrijk is, waarom zou je het dan doen? Precies.
Omdat dit zo vaak gebeurt, hebben wij er een oplossing voor bedacht: het why-what-how framework. Het framework is een simpel proces met drie stappen, die iedereen eenvoudig kan volgen om interne communicatie naar een hoger niveau te tillen. En om hopelijk medewerkers te inspireren.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
Het why-what-how framework
Het is eigenlijk heel simpel: Het why-what-how framework bestaat uit een aantal richtlijnen die je kunt aanhouden om jouw communicatieboodschap te toetsen. Het is ook niet echt nieuw, het framework is namelijk gebaseerd op het boek Start with Why van Simon Sinek. Maar dan wel aangepast aan de Funk-e werkwijze om interne communicatie beter te maken. Het idee is dus om altijd als eerste antwoord te geven op de waaromvraag. Pas daarna communiceer je informatie over wat en hoe, op het moment dat je doelgroep daaraan toe is.
In de praktijk betekent het dat je de doelgroep eerst laat weten waarom het onderwerp of het verandertraject voor hén belangrijk is. Het persoonlijk relevant maken is erg belangrijk. Zo zien mensen dat ze er ook echt belang bij hebben. Het kan een uitdaging zijn om het juiste antwoord op de waaromvraag te vinden, maar het is wel cruciaal voor het vervolg. Met het antwoord op de waaromvraag leg je de basis voor de rest van je campagne. Probeer daarom altijd om het perspectief van je doelgroep te herkennen en te begrijpen. Wat is voor hen belangrijk voor hun dagelijkse werkzaamheden? Wat is de invloed van het verandertraject daarop? En waarom kan het verandertraject hun leven makkelijker maken? Hoe beter je het standpunt van je doelgroep begrijpt, hoe beter je er ook op kan inspelen. Op die manier krijgt je campagne meer overtuigingskracht en verhoog je de kans dat je doelgroep er daadwerkelijk mee aan de slag gaat. Daarom blijven wij ook roepen dat het belangrijk is om je doelgroep te kennen en te begrijpen. Hoe dat precies werkt, lees je in ons artikel Hoe maak je een succesvolle interne communicatiecampagne.
Het is dan ook belangrijk om één basisregel van interne communicatie nooit te vergeten: Medewerkers zijn ook maar mensen. En mensen maken beslissingen niet altijd op basis van logica, maar op basis van emoties. Daar kunnen we weinig aan doen, het is gewoon zo. Je kunt er natuurlijk wel rekening mee houden in je communicatie. Als je bijvoorbeeld hele logische antwoorden hebt bedacht voor de wat- en hoe-vraag, kan het alsnog zijn dat je niet het gewenste effect krijgt. Juist omdat de doelgroep beslissingen niet puur op basis van logica maakt. De stukjes vallen pas op hun plek op het moment dat je er een emotioneel aspect aan koppelt: als je duidelijk maakt waarom het onderwerp of het verandertraject voor hen persoonlijk relevant is. Dan kan logische informatie veel beter verwerkt worden, en worden je medewerkers in het beste geval voorstanders van jouw verandertraject.
Daarnaast is er nog een aantal redenen om te beginnen met het beantwoorden van de waaromvraag. Door je medewerkers een persoonlijke reden te geven om mee te werken aan het verandertraject zorg je bijvoorbeeld voor motivatie en enthousiasme. Daardoor ontstaat er algemeen een positievere sfeer. En dat is altijd goed, toch? Er is zelfs onderzoek naar gedaan: volgens het Engelstalige Journal of Public Relations Research is er een direct verband tussen interne communicatie, betrokkenheid en inzet voor het bedrijf. En dat is alleen maar positief! Want niemand wil medewerkers die alleen maar gemotiveerd zijn op de dag dat ze salaris krijgen. Door goede interne communicatie heb je neem je het heft in eigen handen om voor een positievere sfeer te zorgen.
Door te beginnen met het beantwoorden van de waaromvraag voorkom je ook dat het verhaal over het verandertraject een verkooppraatje wordt. Je hoeft niet alle voordelen en aspecten van de nieuwe strategie op te noemen om er zeker van te zijn dat je medewerkers eraan mee willen werken. Als je het voor hen relevant maakt, is dat niet meer nodig.
Hoe gebruik je het why-what-how framework in de praktijk?
Als je eenmaal de voordelen van het why-what-how framework hebt begrepen, wil je er natuurlijk het liefst zo snel mogelijk mee aan de slag. En ook dat is gelukkig heel makkelijk. Het is net zo eenvoudig als het verzinnen van een passende titel voor een blogpost, zoals wij dat bij dit artikel hebben gedaan. De titel triggert mensen die graag willen weten hoe ze hun doelgroep kunnen inspireren, waarschijnlijk omdat ze zelf met interne communicatie te maken hebben. Daar heb je het antwoord op de waaromvraag: het is belangrijk voor specialisten in de interne communicatie omdat zij hun doelgroep willen inspireren. In de loop van het artikel leggen wij uit wat het why-what-how framework precies inhoudt. En nu zijn we bezig met de uitleg hoe het precies werkt.
En eigenlijk is het met alle andere onderwerpen net zo makkelijk. Het maakt daarbij weinig uit of het gaat om een artikel, een presentatie, een video of een hele grote campagne – het is altijd belangrijk om te beginnen met de waaromvraag. Elk onderwerp kan worden opgeknipt in waarom, wat en hoe. Zelfs als je bezig bent met een hele complexe campagne. Als er meerdere onderwerpen in je campagne zitten, is het mogelijk om de antwoorden op de waaromvraag te clusteren. Misschien zijn er zelfs wel meerdere redenen waarom het verandertraject of het onderwerp voor een bepaalde doelgroep relevant is. En het maakt niet uit hoe complex het stappenplan voor de implementatie is (het antwoord op de wat-vraag), dat kun je altijd later nog communiceren. Als je de aandacht van je medewerkers eenmaal gewonnen hebt, is de slagingskans ook veel groter.
Het belangrijkste bij het werken met het why-what-how-framework is consistentie. Zorg ervoor dat je campagne goed is voorbereid en je niet tussen de waarom-, wat- en hoe-vraag heen en weer hoeft te springen. Als je aan een grote campagne begint, zorg dan eerst dat de waaromvraag is beantwoord voor je aan de uitleg begint wat er eigenlijk allemaal moet gebeuren. Bouw je campagne lineair op en communiceer altijd de informatie die je doelgroep in deze fase nodig heeft. Niet meer en niet minder.
Tot slot hebben wij nog een laatste tip voor je: Het is heel normaal als het niet elke keer lukt om je medewerkers met elk bericht te inspireren. Ondanks het aanhouden van het why-what-how framework kan het gebeuren dat je in het begin informatie tijdens de verkeerde fase communiceert. Bij Funk-e hebben we het framework op basis van meer dan 10 jaar ervaring ontwikkeld, en deze ervaring kunnen we niet allemaal doorgeven in één blogpost. Ook niet in 100. We kunnen je alleen ideeën en tips geven zoals deze: Probeer zo gestructureerd mogelijk te werk te gaan. Structuur kan je helpen om je boodschap helderder te krijgen en de verschillende fases aan te houden. Op die manier kun je jouw interne communicatiestrategie eenvoudig naar een hoger niveau tillen!
[/vc_column_text][vc_column_text el_class=”paars” woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
Ben jij van plan om een groot verandertraject intern te communiceren en heb je hulp nodig? Neem contact op! Onze consultants helpen je graag. Van analyse van de doelgroepen tot het uitrollen van het intern communicatieplan!
[/vc_column_text][vc_btn title=”Neem contact op” style=”custom” custom_background=”#330072″ custom_text=”#ffffffff” shape=”round” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fas fa-long-arrow-alt-right” add_icon=”true” link=”url:%2Fcontact”][/vc_column][/vc_row]
