[vc_row][vc_column][vc_column_text]Inmiddels vinden we thuiswerken allemaal normaal. Maar toen de pandemie in 2020 begon was het allemaal even wennen: werken op afstand, online vergaderen in plaats van gezellig samen in een vergaderzaal en collega’s alleen nog maar spreken via een scherm. Maar laten we even eerlijk zijn, remote werken was al een opkomende trend vóór corona ons allemaal ertoe verplichtte. Veel werknemers staan te springen om weer terug te keren naar het kantoor, tenminste voor een aantal dagen in de week. Maar we hebben ook allemaal meegemaakt hoe fijn thuiswerken soms kan zijn. Hoe zorg je er als bedrijf voor dat je iedereen meekrijgt, op afstand en op kantoor?
Hopin was al maanden voor de eerste corona besmetting bezig met een online conferentiesysteem voor event met maximaal 100.000 deelnemers op afstand. Na een allergische reactie in 2015 kwam Johnny Boufarhat namelijk in thuisisolatie te zitten. Conferenties, meetings en evenementen waren voor hem onbereikbaar. En hij bedacht snel dat hij vast niet de enige zou zijn die, om wat voor redenen dan ook, niet fysiek deel kon nemen. Hij richtte Hopin in 2019 op, één jaar voor de pandemie. In het begin van corona telde zijn bedrijf 8 medewerkers, inmiddels zijn het er bijna 1.000. En bij Hopin wordt de filosofie van alles kan op afstand ook écht geleefd: er is geen hoofdkantoor, iedereen werkt vanuit afstand. De 1.000 medewerkers zitten verspreid over 45 landen.
Op zo’n manier op afstand werken heeft veel voordelen. Hopin kan de meeste klanten in hun eigen tijdzone en taal te woord staan, waardoor wachttijden korter en misverstanden verminderd worden. Ook heeft het bedrijf minder last van de krappe arbeidsmarkt en kan talent overal ter wereld rekruteren. En op die manier iedereen ter wereld dezelfde kansen op een goede baan bieden. Structureel op afstand werken heeft ook voordelen voor de medewerkers zelf: los van het feit dat je niet hoeft te verhuizen voor een functie kun je letterlijk overal ter wereld aan de slag. Reizen en werken combineren was nog nooit zo makkelijk. Uiteraard komen er bepaalde voorwaarden bij kijken, zoals bereikbaarheid tijdens de afgesproken werkuren en een stabiele internet connectie. Maar het kan allemaal.
Eerlijk is eerlijk: volledig op afstand werken heeft ook nadelen. Het is duidelijk lastiger om een band op te bouwen met collega’s als je elkaar nooit in het echt ziet. En je kunt ook niet zomaar langs het bureau van iemand om snel een vraag te stellen of iets af te stemmen. Met een beetje pech moet je zelfs een dag op je antwoord wachten, omdat er tijdverschillen zijn. En het wordt nog belangrijker om een oplossing te vinden voor iets waar we in het begin van de pandemie bijna allemaal mee te maken hadden: welke online vergadering moet écht een meeting zijn en wat kan misschien toch wel in een mailtje? Anders komen mensen snel te zitten met een overvolle agenda met meetings die eigenlijk niet nodig zijn. Als manager komt er dan nog een extra uitdaging bij kijken als je al je teamleden regelmatig wilt spreken: soms zal je langer door moeten werken of extra vroeg moeten beginnen om te voorkomen dat iedereen zijn werkuren naar jouw agenda moet aanpassen.
Interne communicatie opnieuw uitvinden voor medewerkers op afstand
Dit hebben wij niet bedacht, dit zijn allemaal lessen die Javier Ortega Estrada moest leren toen hij bij Hopin begon als Vice President of Global Sales. Hij gooide zijn idee van interne communicatie volledig overhoop om een functionerend team op te bouwen en te laten groeien. “Het is erg belangrijk dat je als bedrijf een duidelijke missie hebt. Vooral als iedereen op afstand werkt. Anders gaat het echt mis.”, legt hij uit. “Gelukkig hadden we dat bij Hopin al vanaf het begin. Maar we liepen alsnog tegen een aantal obstakels aan. Hoe communiceer je efficiënt met elkaar? En hoe maak je alle relevante informatie voor iedereen beschikbaar? Stel je zit in Australië met een belangrijke vraag van een klant die je eigenlijk direct moet beantwoorden. Jouw collega’s vragen is geen optie, die liggen allemaal te slapen omdat ze in andere tijdzones werken. Dan is het cruciaal dat je de juiste informatie snel en eenvoudig zelf kunt vinden.”
Ook op andere vlakken moest het bedrijf creatief worden om medewerkers rond de hele wereld betrokken te houden. Naast traditionele communicatiekanalen zet Hopin bijvoorbeeld een software in die naar je agenda kijkt en regelmatig afspraken inschiet met toevallig gekozen collega’s. Zo kun je elkaar leren kennen buiten de werkafspraken om.
Maar de belangrijkste les was dat interne communicatie geen éénrichtingsweg mag zijn. “Je kunt mensen niet dwingen om tijd samen door te brengen. Maar je kunt ze er wel de ruimte voor geven en op die manier innovatie en creativiteit stimuleren. Dat ontstaat niet als je alleen maar van boven af communiceert. En als manager moet je jezelf soms herinneren dat het oké is om aan het begin van elke meeting even stil te staan bij hoe het nou eigenlijk écht gaat. Even informeel bijkletsen voor je over gaat op business as usual.”
Daarnaast heeft Hopin ook bijeenkomsten als de kerstborrel opnieuw moeten uitvinden, gezien niet alle medewerkers zo maar op een locatie bij elkaar kunnen komen. En krijgen alle medewerkers hulp om hun thuiskantoor zo goed mogelijk in te richten. “Bij een kantoor is erover nagedacht hoe je het moet inrichten om productiviteit te bevorderen. Als iedereen thuis werkt, is dat niet zo. Daarom kijken we samen met de medewerkers naar oplossingen om hun thuiskantoor te optimaliseren om productief aan de slag te kunnen én privé en werk goed gescheiden te houden. Net als op kantoor.”
Key Success Factoren voor goede communicatie
Na bijna twee jaar thuiswerken tijdens een wereldwijde pandemie mag één ding duidelijk zijn: er moet worden nagedacht over interne communicatie op afstand, ook op de lange termijn. Het is niet gedaan met een snelle brainstorm als je medewerkers betrokken wilt houden. En dan hebben we het niet alleen over diegenen die op een bepaald moment wél weer terug willen komen naar kantoor, maar juist ook over diegenen die structureel vanuit huis willen blijven werken. Hopin heeft Key Success Factoren voor uitstekende communicatie opgesteld om ervoor te zorgen dat iedereen altijd op de hoogte is van wat er speelt binnen het bedrijf: BoodschapDe boodschap moet altijd duidelijk en helder zijn.TimingDe timing moet zijn afgestemd op de boodschap, voor het bedrijf en voor de medewerkers.InteractiefInterne communicatie moet altijd interactief zijn en niet van bovenaf gebeuren. Door deze Key Success Factoren altijd in het achterhoofd te houden zorgt het bedrijf ervoor dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en medewerkers de boodschap niet alleen begrijpen, maar ook zelf doorspelen. En dat is zeker belangrijk als je medewerkers overal ter wereld op afstand werken.In onze podcast aflevering deelt Javier Ortega Estrada, VP of Global Sales bij Hopin nog meer tips en ervaringen over de interne communicatie met zijn team dat verspreid zit over de hele wereld. Heb jij hulp nodig bij het inrichten van jouw interne communicatiestrategie om medewerkers op afstand én op kantoor te bereiken? Wij helpen je graag!onze partners
Duizenden blije Funk-e klanten![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
Key Success Factoren voor goede communicatie
Na bijna twee jaar thuiswerken tijdens een wereldwijde pandemie mag één ding duidelijk zijn: er moet worden nagedacht over interne communicatie op afstand, ook op de lange termijn. Het is niet gedaan met een snelle brainstorm als je medewerkers betrokken wilt houden. En dan hebben we het niet alleen over diegenen die op een bepaald moment wél weer terug willen komen naar kantoor, maar juist ook over diegenen die structureel vanuit huis willen blijven werken. Hopin heeft Key Success Factoren voor uitstekende communicatie opgesteld om ervoor te zorgen dat iedereen altijd op de hoogte is van wat er speelt binnen het bedrijf:[/vc_column_text][vc_cta h2=”Boodschap” h2_font_container=”tag:h2|font_size:32|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″]De boodschap moet altijd duidelijk en helder zijn.[/vc_cta][vc_cta h2=”Timing” h2_font_container=”tag:h2|font_size:32|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″]
De timing moet zijn afgestemd op de boodschap, voor het bedrijf en voor de medewerkers.
[/vc_cta][vc_cta h2=”Interactief” h2_font_container=”tag:h2|font_size:32|text_align:left|color:%23330072″ h2_use_theme_fonts=”yes” style=”custom” add_icon=”left” i_icon_fontawesome=”fas fa-check-circle” i_color=”custom” i_size=”lg” use_custom_fonts_h2=”true” custom_background=”#ffffff” custom_text=”#474747″ i_custom_color=”#ff6a13″]Interne communicatie moet altijd interactief zijn en niet van bovenaf gebeuren.[/vc_cta][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
Door deze Key Success Factoren altijd in het achterhoofd te houden zorgt het bedrijf ervoor dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en medewerkers de boodschap niet alleen begrijpen, maar ook zelf doorspelen. En dat is zeker belangrijk als je medewerkers overal ter wereld op afstand werken.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/6″][/vc_column][vc_column width=”2/3″][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no” el_class=”paars”]
In onze podcast aflevering deelt Javier Ortega Estrada, VP of Global Sales bij Hopin nog meer tips en ervaringen over de interne communicatie met zijn team dat verspreid zit over de hele wereld. Heb jij hulp nodig bij het inrichten van jouw interne communicatiestrategie om medewerkers op afstand én op kantoor te bereiken? Wij helpen je graag!
[/vc_column_text][vc_btn title=”Neem contact op” style=”custom” custom_background=”#ff6a13″ custom_text=”#ffffff” shape=”round” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fas fa-long-arrow-alt-right” add_icon=”true” link=”url:%2Fcontact”][/vc_column][vc_column width=”1/6″][/vc_column][/vc_row]
