Einstein zei het al: “Als ik een uur had om een probleem op te lossen, zou ik 55 minuten nadenken over het probleem, en 5 minuten over oplossingen.”
Net als Einstein zijn wij ervan overtuigd dat het essentieel is om te begrijpen wat het probleem inhoudt, voordat je je buigt over de oplossing. Ook bij het communiceren van een interne verandering. Waarom? Dat leggen we je graag uit.
1: Verder kijken dan communicatie als doel op zich
Vaak als we vragen wat het doel is van de communicatie, krijgen we als antwoord: ‘werknemers bewust maken’. Maar dat is niet genoeg. Het gaat er bij verandercommunicatie om dat er iets verandert in je bedrijf, en over het algemeen moeten je werknemers dan ook iets veranderen; hoe klein ook. Zoals begrijpen hoe ze met een nieuw systeem moeten werken; en dit op termijn zelfstandig kunnen. Als je je daarvan bewust bent, realiseer je je dat communicatie niet alleen een doel op zichzelf is. Het is een ontzettend krachtig middel om een ander doel te bereiken (zoals dat iedereen zelfstandig werkt met het nieuwe systeem); als je het goed inzet.
2: Optimaal gebruik maken van je kanalen
Als bedrijf heb je allerlei communicatiekanalen; e-mail, telefoon en teamoverleg bijvoorbeeld, maar ook iets als het bijkletsen bij de koffieautomaat. Nou kun je je communicatie uitsturen over het kanaal dat jou het handigste lijkt, maar hoe weet je zeker of dat ook het kanaal is dat alle medewerkers gebruiken? Misschien wordt een e-mail wel goed gelezen door de administratieve afdeling, maar kijken medewerkers die op locatie werken daar helemaal niet naar. Om ervoor te zorgen dat jouw communicatie ook echt gelezen wordt, is het dus belangrijk om na te denken via welk kanaal de kans het grootste is dat deze bij je doelgroep terecht komt.
3: Je medewerkers écht bereiken
Niet al je medewerkers zijn hetzelfde. Ze gebruiken verschillende kanalen, hebben verschillende drijfveren om voor je bedrijf te werken en prioriteiten binnen hun werk. Er zijn dus vrijwel zeker grote verschillen tussen hoe ze tegenover de verandering in het bedrijf staan; afhankelijk van hun personaliteit, de impact op hun dagelijkse werk en de achtergrondkennis die ze hebben. Iemand van de IT-afdeling zal bijvoorbeeld sneller het belang van een nieuw systeem inzien dan iemand van de sales afdeling, die het systeem maar bijzaak vindt en geen tijd wil spenderen aan het eigen maken ervan. De tweede groep zal je in dit geval meer moeten overtuigen. Daarom is het belangrijk om niet al je medewerkers dezelfde informatie te geven, maar dit per doelgroep aan te passen. Alleen als je je bewust bent dat al je medewerkers anders zijn en je de communicatie aanpast op hun behoeften en kennis, zal je hen echt bereiken.
4: Bewust investeren in je interne communicatie
Een interne communicatiecampagne kost geld. De tijd die jij en anderen erin stoppen, de middelen die je laat maken; het loopt allemaal al snel in de papieren. Maar hoeveel is het precies waard? Hoe voorkom je dat je er te veel of te weinig in stopt? Ook dat is een reden om goed naar het probleem te kijken. Wat is de impact op de organisatie als de verandering niet lukt? Als er straks een mooi nieuw IT-systeem ingevoerd is, maar medewerkers er niet mee kunnen werken, hun werk vertraging oploopt of ze zelfs geitepaadjes gebruiken die privacygevoelig zijn? Als de impact groot is, weet je dat het meer tijd en geld waard is om de communicatie goed uit te zetten. En als de impact niet heel groot is, weet je dat ook. Dat betekent niet dat je niet je best zult doen om de communicatie zo goed mogelijk te doen; maar het is dan geen bakken met geld en tijd waard. Zo hou je die over voor belangrijkere projecten!
5: Een duidelijk plan waar je vanaf kunt wijken
Als je weet wat het doel is waar je naartoe werkt, hoeveel geld en tijd het waard is, en welke doelgroepen je moet bereiken, kun je een veel duidelijker plan opstellen voor je communicatiecampagne. De kaders zijn tenslotte duidelijk. Dit maakt het ook makkelijker om bij te sturen als iets beter of minder goed lijkt te werken dan je dacht. Op die manier kun je je campagne continu optimaliseren. Je hebt er eigenlijk een gedegen basis mee om vanuit te werken, waardoor je communicatie de hele campagne lang zowel consistent als flexibel is. Lekker duidelijk!
Ben jij er klaar voor om het probleem achter jouw verandercommunicatieproject helemaal uit te pluizen? Wij helpen je graag! Plan een Project Scan bij ons in en dan duiken we er samen in.
