Communicatie als Katalysator in een veranderend organisatie
Een innovatie manier van werken bij RUD Drenthe
Om als organisatie meer wendbaar en robuust te zijn, wilde RUD Drenthe haar medewerkers stimuleren om het eigen organiserend- en probleemoplossend vermogen meer te omarmen. Daarvoor was een verandering nodig in mindset, houding en gedrag.
De uitdagingen waren talrijk. Zo werd zelforganisatie omarmt door het management maar door de medewerkers als ‘theoretisch’ ervaren. Bovendien was door eerdere communicatie op de werkvloer een verkeerd beeld ontstaan over werkdruk en werd de positieve impact op samenwerking en het dagelijkse werk niet onderkent. Er was dan ook een gebrek aan enthousiasme.
Onze aanpak
We ontwikkelden een interactieve campagne met het concept ‘We doen het gewoon beter’. Dit concept omarmde de nuchterheid en aanpakkersmentaliteit van de medewerkers. Daarnaast richtte het zich op samenwerking en het creëren van een positieve werksfeer. De tagline ‘Zo werken wij!’ benadrukte dit idee: dat we de dingen gewoon beter doen, zonder grote veranderingen.
Onze aanpak is gericht op het creëren van een gemeenschappelijke visuele taal die begrijpelijk is voor alle medewerkers, ongeacht hun taalvaardigheid. Hierdoor is er geen tekst nodig om de boodschap over te brengen.
Resultaten
Onze campagne over zelforganisatie heeft in zes maanden tijd geweldige resultaten geboekt. Mensen snappen nu 16% beter wat zelforganisatie inhoudt. Hun houding tegenover deze verandering is met 9% verbeterd, en ze zijn 5% meer bereid om erin te investeren. De waardering voor de projectaanpak schoot omhoog met 28%, en hoe we communiceren is zelfs 41% beter beoordeeld! De afwisselende communicatiemiddelen houden de aandacht vast, wat super is. En nu? Nu willen mensen vooral weten hoe ze ‘Zo werken wij’ in de praktijk brengen. Dat is pas vooruitgang!
De uitdaging
Nieuwe manier van werken
Hoewel het management zelforganisatie omarmde, ervoeren de medewerkers dit als te theoretisch, wat leidde tot een gebrek aan enthousiasme en praktische toepassing.
Door eerdere communicatie op de werkvloer was er een verkeerd beeld ontstaan over werkdruk. Dit leidde tot misverstanden over de positieve impact van de nieuwe werkwijze op samenwerking en dagelijkse werkzaamheden.
De campagne
in drie hoofdthema's:
Thema 1: Waarom is verandering nodig?
In dit eerste thema gebruikten we posters, flyers en berichten op intranet om de aandacht te trekken. Hiervoor lichtten we herkenbare situaties uit, die we met een knipoog benaderden. Daarnaast gebruikten we animaties en illustraties om uit te leggen waarom de verandering nodig was, op een manier die iedereen kon begrijpen. Het doel was om de aandacht te trekken en de noodzaak van de verandering te benadrukken.
Thema 2: Wat betekent het voor mij?
Hiervoor hebben we een Augmented Reality ervaring gemaakt, waarmee medewerkers de concepten van zelforganisatie zelf konden verkennen. Daardoor kon er meer betrokkenheid en een dieper begrip ontstaan, terwijl het een innovatieve en interactieve ervaring was. Als beloning voor het meespelen kon je een persoonlijke avatar winnen, wat deelname aanmoedigde.
Thema 3: Zijn er al goede voorbeelden?
Voor dit thema maakten we een vlogserie. Een vlog is persoonlijk en menselijk, en zorgt zo voor meer verbinding en draagvlak voor de verandering. Daarnaast kregen medewerkers op deze manier een realistisch beeld van wat zelforganisatie binnen RUD Drenthe inhoudt. Het gebruik van intranet zorgde ervoor dat de video’s breed verspreid konden worden en medewerkers betrokken bleven.
Belangrijkste campagne elementen
- Storytelling: We gebruikten storytelling om betrokkenheid te vergroten, een emotionele verbinding met de doelgroep te creëren en de boodschap beter te laten landen.
- Gamification: Met interactieve elementen moedigden we medewerkers aan om zelf te ‘spelen’ met het onderwerp. Wat betekent het voor mij?
- Meerdere kanalen: We gebruikten zowel online als offlinekanalen. Hierdoor hadden we een groter bereik, was herhaling mogelijk en zorgend we voor continuïteit over alle kanalen heen.
Waarom interactieve campagnes?
De impact van een interactieve campagne is groot. Zo zorgt de visualisatie en interactie ervoor dat de doelgroep langer de aandacht bij de middelen houdt. Dat zorgt er weer voor dat je medewerkers de informatie beter onthouden. En omdat de doelgroep niet alleen toeschouwer, maar deelnemer is, is de associatie met het onderwerp positiever.
- 70% beter onthouden van informatie
- 1.9x toename van aandacht door visualisatie
- 55% betere en positieve associatie
Daarnaast wordt een interne communicatiecampagne effectiever als je diverse middelen gebruikt. Zo kun je namelijk verschillende leerstijlen en voorkeuren van medewerkers aanspreken. En interactiviteit biedt weer een heel nieuw scala aan mogelijkheden.
Conclusie
Met de campagne ‘Zo werken wij!’ hebben we ingespeeld op de nuchterheid en aanpakkersmentaliteit van de medewerkers van RUD Drenthe. Middels de combinatie van een uitleganimatie, interactieve elementen en de vlogs, hebben we de medewerkers op een toegankelijke en laagdrempelige manier betrokken bij het onderwerp.
Inmiddels heeft ‘Zo werken wij’ in het hoofdmenu van het intranet van RUD Drenthe een vaste plek gekregen; omdat zelforganisatie geen project meer is, maar onderdeel is van de cultuur en hoe er wordt samengewerkt. Zo doet RUD Drenthe het nu gewoon beter!
#ZoWerkenWij
