Doe de deep-dive

Opdracht:
Een nieuw beleid & verschillende stakeholderbelangen

Een nieuw beleid communiceren kan best een uitdaging zijn. Vooral als er veel stakeholders bij komen kijken. Hoe creëer je draagvlak bij alle betrokken partijen en zorg je ervoor dat het beleid ook daadwerkelijk bij de doelgroep terecht komt? Met deze vraag benaderde de Governance Code Veiligheid in de Bouw (GCVB) ons.

Situatie

De GCVB bestaat uit opdrachtgevers, opdrachtnemers en enkele adviesbureaus, die zich samen inzetten voor het verbeteren van veiligheid in de bouw. Om het aanrijdgevaar op de bouwplaats te verminderen is een nieuw beleid geschreven dat naar alle bouw gerelateerde organisaties gecommuniceerd moet worden.

Uitdaging

Het idee van GCVB was oorspronkelijk om een animatie te laten maken over het nieuwe beleid. Animaties, infographics, posters en presentaties helpen het beleid te vertalen naar aansprekende media. Maar de grote vraag is, hoe zorgen wij voor een groot draagvlak en relevantie bij alle betrokken organisaties? Vooral omdat het om een organisatie met veel stakeholders met verschillende belangen gaat. De uitdaging was dus om draagvlak te creëren bij de aangesloten bedrijven om het nieuwe beleid in hun eigen communicatieplan mee te nemen..

Hoe zorg je ervoor dat alle stakeholders betrokken zijn en het beleid meenemen in hun eigen communicatieplannen?

De aangesloten bedrijven werken op verschillende locaties en projecten. Niet alle aspecten uit het nieuwe beleid zijn daarom voor alle partijen even relevant. Denk bijvoorbeeld aan weg- of spoorwerkzaamheden waar situaties heel anders zijn dan op een bouwplaats. Het beleid beperkt zich ook niet alleen tot mensen op en rond de bouwplaats. Maar ook in het ontwerp van de bouwplaats en planning moet men rekening houden met veiligheid.
Het is daarom juist belangrijk dat ook deze mensen worden genomen in de communicatie, bijvoorbeeld tekenaars of inkoopafdelingen. Om ervoor te zorgen dat de boodschap ook bij deze doelgroepen terecht komt, is het belangrijk om draagvlak voor het beleid te creëren. Daarvoor brachten wij als eerste de belangen van de verschillende stakeholders in kaart. Tijdens een aantal workshops met de stakeholders van verschillende bedrijven en organisaties stond de vraag centraal: Welke aspecten van het beleid zijn voor welke doelgroep relevant en worden daarom ook meegenomen in de communicatieplannen van de aangesloten bedrijven?

Tijdens de workshops maakten wij persona’s van de verschillende doelgroepen. Zo brachten wij voor iedereen duidelijk in beeld wie er bereikt moet worden. En welke aspecten van het beleid relevant zijn voor elke doelgroep. Op basis van de workshops en de belangen van de aangesloten bedrijven kon een duidelijk en haalbaar doel voor de interne communicatiecampagne worden gesteld: 60% van de totale doelgroep wordt over het nieuwe beleid geïnformeerd via de aangesloten organisaties en bedrijven.

Intern communicatieplan: Communicatiemiddelen voor alle stakeholders

De volgende stap was het opstellen van een intern communicatieplan voor GCVB. Wanneer worden welke media verspreid naar de aangesloten bedrijven? En wie heeft welke informatie op welk moment nodig? Per doelgroep stelden wij een unieke mix aan communicatiemiddelen samen, gebaseerd op de behoeften die in de workshops naar voren kwamen. Zo maakten wij onder andere animaties, posters, e-mailings en een toolbox.

Om het voor alle partijen zo makkelijk mogelijk te maken om de middelen goed te zetten is er een draaiboek opgesteld. Zo kon elke communicatieafdeling direct zien wat er wanneer moest worden gecommuniceerd naar welke doelgroep.

Campagne uitrol

Om ervoor te zorgen dat het nieuwe beleid ook daadwerkelijk bij alle doelgroepen terecht komt, hebben we alle middelen verzameld op een centrale hub. Op deze pagina waren niet alleen alle middelen beschikbaar, maar ook het draaiboek voor de uitrol van de campagne. Kortom een volledige ondersteuning voor communicatie uitrol. Het aantal downloads gaf ons direct inzage in de voortgang van de uitrol bij alle stakeholders.

Na een on-boarding met alle bedrijven en organisaties informeerden wij ze via diverse email campagnes over de middelen die specifiek voor hen relevant zijn. Zo hoefden zij niet meer uit te zoeken welke materialen voor hun medewerkers van belang zijn. En werd er niet alleen rekening gehouden met de individuele belangen van medewerkers, maar ook met de communicatieplannen van de aangesloten bedrijven. Door het materiaal beschikbaar te stellen, konden zij zelf kiezen op welk moment ze het wilden communiceren. Ook konden wij via de mailcampagne en de SharePoint pagina bijhouden wie de materialen nog niet had gedownload en ondersteuning bieden waar nodig.

Resultaten

Het doel van het intern communicatieplan was om een opzet te maken waarbij alle stakeholders betrokken waren. Alleen op die manier was het mogelijk om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen het nieuwe beleid ook naar hun eigen doelgroepen communiceren. Of dat gelukt is? Zeker weten! 100% van de doelgroep bekeek het draaiboek voor ambassadeurs voor de uitrol van de campagne. In totaal werden de media door 110 individuele personen en 57 organisaties gedownload. Een groot succes voor de uitrol van het beleid om het aanrijdgevaar op de bouwplaats te verminderen!

100% van doelgroep bereikt

Het Funk-e team

Niels

Art Director

Damian

Digital Consultant

Manon

Consultant

Erwin

Account Manager

Lianne

Explain Consultant

Sharon

Project Manager
See the entire team

ONZE OPDRACHTGEVERS ...

GCVB was niet de enige...

Wil je een complex onderwerp uitleggen zonder enige tekst?

Hulp nodig bij organisatie­verandering?

Contact
opnemen

Wij maken complexe
Onderwerpen duidelijk

Diensten

Over ons

Contact

Algemene voorwaarden

onderdeel van Richli Media Group