Verandering roept altijd vragen op. Logisch, want mensen willen begrijpen waarom iets verandert, wat het voor hen betekent en hoe ze ermee om moeten gaan. In deze blog legt Janna De Cort, Hoofd Communicatie & Strategie bij Funk-e, uit waarom realtime vragen beantwoorden naast je geplande communicatie het verschil maakt bij verandertrajecten.
Waarom verandercommunicatie vaak tekortschiet
Herken je dit? Je hebt een zorgvuldig uitgewerkt communicatieplan voor je verandertraject. Toch blijft de weerstand. Niet omdat er te weinig wordt gecommuniceerd, maar omdat de communicatie vooral draait om wat de organisatie wil vertellen, en veel minder om wat je medewerkers écht willen weten.
De gamechanger: 'They Ask, You Answer'
Wat als je verandercommunicatie eens omdraait? Niet starten met een vooraf bepaalde boodschap, maar starten met de vragen die leven binnen je organisatie? Dat is precies waar ‘They Ask, You Answer’-methode om draait. Dit principe, bekend uit de marketingwereld, stelt dat je niet zendt wat jij belangrijk vindt, maar antwoord geeft op wat je doelgroep wil weten.
In verandercommunicatie betekent dit dat je in kaart brengt welke vragen medewerkers hebben en biedt direct eerlijke, transparante antwoorden. Gebruik daarvoor een digitale, realtime Q&A. Niet als vervanging van je zorgvuldig geplande verandercommunicatie, maar als aanvulling. Zo geef je mensen grip op verandering en verlaag je weerstand. Het werkt als een continue dialoog parallel aan je geplande campagne.
Hoe helpt het ADKAR-model hierbij?
Het ADKAR-model helpt je om gestructureerd verandercommunicatie te plannen én tegelijkertijd flexibel in te spelen op vragen die ad hoc ontstaan. In plaats van communicatie alleen rondom ‘wat wij willen vertellen’ te organiseren, combineer je geplande boodschappen met een open Q&A-aanpak:
- Awareness (Bewustwording): Waarom moeten we veranderen? Wat is de urgentie?
- Desire (Wens om te veranderen): Waarom is dit relevant voor mij? Wat betekent dit voor mijn werk?
- Knowledge (Kennis): Wat houdt de verandering in? Hoe werkt het precies?
- Ability (Vermogen): Hoe pas ik dit toe in mijn dagelijks werk? Hoe leer ik ermee werken?
- Reinforcement (Verankering): Hoe zorgen we ervoor dat dit blijvend is? Wat gebeurt er als we terugvallen in oude gewoontes?
Door deze vragen te structureren én centraal te zetten in je verandercommunicatiestrategie, zorg je voor een stevige basis van geplande communicatie en creëer je tegelijkertijd ruimte om in te spelen op de vragen en zorgen die onverwachts naar boven komen.
Van een vaste communicatiestructuur naar een dynamische Q&A
De kern van ‘They Ask, You Answer’ in verandercommunicatie is een realtime Q&A die naast de geplande communicatiestroom functioneert. Dit is geen statische FAQ, maar een dynamisch platform waarin medewerkers continu hun vragen kunnen stellen en direct antwoorden krijgen. Dit kan via verschillende wegen:
- Een digitaal Q&A-platform waar medewerkers vragen kunnen indienen
- Regelmatige live Q&A-sessies met leidinggevenden
- Transparante publicatie van veelgestelde vragen en antwoorden
- AI-gedreven chatbots die direct antwoorden geven of doorverwijzen
Dit zorgt ervoor dat medewerkers niet hoeven te wachten op geplande updates of intranetberichten, maar op elk moment de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.
Waarom deze aanpak werkt
Weerstand verdwijnt sneller
Mensen verzetten zich minder tegen verandering als ze snappen waarom het gebeurt en wat het concreet voor hen betekent. Door direct in te spelen op hun vragen, neem je onzekerheid weg.
Meer betrokkenheid en eigenaarschap
Medewerkers voelen zich serieus genomen als hun vragen erkend en beantwoord worden. Ze worden deelnemers aan de verandering in plaats van toeschouwers.
Snellere adoptie
Duidelijke en tijdige antwoorden zorgen ervoor dat mensen sneller aan de slag kunnen met de verandering. Ze hoeven niet te wachten tot de volgende formele update.
Begin vandaag met een dynamische verandercommunicatie
Start met het in kaart brengen van alle vragen die leven rondom jouw verandertraject. Gebruik het ADKAR-model als leidraad, maar vergeet niet om daarnaast ook een platform te creëren waar medewerkers continu hun vragen kunnen stellen.
Deze tweeledige aanpak – geplande communicatie én realtime antwoorden – zorgt ervoor dat je verandering niet alleen communiceert, maar echt laat landen.
Nieuwsgierig?
Wil jij ook dat jouw verandercommunicatie vlekkeloos verloopt? Bij Funk-e weten we precies hoe je de juiste middelen inzet om je boodschap helder en tijdig over te brengen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen!
Eerst verder lezen? In ons boek over Interne Communicatie bij Verandering nemen we je stap voor stap mee in de juiste aanpak.
Mogen we je blijven inspireren? Abonneer je dan op onze blogs of volg onze LinkedIn-pagina. Zo ben je altijd op de hoogte van de nieuwste inzichten en mooiste praktijkvoorbeelden.
