[vc_row][vc_column][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]Heb je weleens gehoord dat je eerst goed naar de huidige situatie moet kijken voor je op zoek gaat naar een oplossing voor het probleem? Vast wel, en dat is ook niet heel gek. Immers is het de enige manier om achteraf te evaluëren of jouw oplossing de situatie daadwerkelijk heeft verbeterd. Als je niet weet waar je vandaan kwam weet je ook niet hoe ver je bent gekomen. Klinkt logisch, toch? Ondanks bedrijven deze logica voor de meeste processen gebruiken lijkt het bij interne communicatie nog steeds niet te gebeuren. En dat is cruciaal als je jouw interne communicatiestrategie naar een hoger niveau wilt tillen.
Het is nog niet heel lang geleden dat de meeste bedrijven helemaal geen interne communicatiestrategie of plan hadden liggen. Een onderwerp werd intern gecommuniceerd op het moment dat het opkwam en iemand bedacht dat het misschien handig is als iedereen binnen het bedrijf hiervan op de hoogte wordt gebracht. Soms gaat het nog steeds zo. Het resultaat is dan vaak massacommunicatie: een mailtje naar alle medewerkers, bijvoorbeeld. Zonder na te denken over de segmentatie van interne doelgroepen, de juiste timing of de juiste boodschap.
Met heel veel geluk is dat mgenoeg om medewerkers op de hoogte te stellen van het onderwerp. Misschien hebben ze het mailtje gelezen of ze hebben het er met een collega of manager over gehad. Maar de realiteit is vaak anders: de boodschap bereikt zijn doel niet en informatie komt niet bij de juiste mensen terecht. Dat is al lang niet meer genoeg in een wereld waarin bedrijven steeds sneller moeten inspelen op een veranderende markt. De juiste veranderingen zijn cruciaal om de concurrentie bij te houden of voor te blijven. Goede interne communicatie is de enige manier om veranderingen snel en efficiënt te implementeren.
Inmiddels is het daarom ook duidelijk geworden dat interne communicatie meer moet zijn dan een simpel mailtje naar alle medewerkers. Je zou dus kunnen denken dat het genoeg is om een aantal nieuwe, fancy tools te gebruiken en creatieve media in te zetten om jouw boodschap over te brengen. Maar zo makkelijk is het helaas niet! Om zeker te weten hoe je jouw interne communicatie structureel kunt verbeteren is het vooral belangrijk om de huidige situatie te analyseren. Want alleen als je weet waar je vandaan komt kun je ook het daadwerkelijk effect van jouw nieuwe strategie meten.
Hoe meet je het niveau van jouw interne communicatiestrategie?
Klinkt logisch, maar hoe doe je dat dan? Het is namelijk nooit makkelijk om een situatie objectief te evaluëren als je er direct bij betrokken bent. Helemaal als er geen duidelijk kader voor is. Voor externe marketing zijn er bijvoorbeeld allemaal modellen die je kunt gebruiken voor een analyse, en heb je allemaal data beschikbaar die het meetbaar maken. Bij interne communicatie is dat meestal niet het geval. Maar een situatie objectief beoordelen kan ook niet op basis van jouw onderbuikgevoel. We zijn het er waarschijnlijk allemaal over eens dat gevoel nooit een goede graadmeter is als het gaat om strategische communicatiestrategieën.
Maar hoe moet het dan wel? Om de evaluatie van interne communicatiestrategieën makkelijker te maken hebben wij iets bedacht om jou te helpen: het Maturity Model voor interne communicatie. De naam spreekt voor zich, het is namelijk een model om het niveau (of de ‘volwassenheid’) van jouw interne communicatiestrategie objectief te meten en te evaluëren. Per niveau kun je dan ook eenvoudig terugvinden wat je nodig hebt om jouw aanpak structureel te verbeteren en naar een hoger niveau te tillen.
Het Maturity Model voor interne communicatie
In het Maturity Model staan vijf verschillende niveaus van interne communicatie gedefinieerd, van ad hoc communicatie tot een interactieve interne communicatie aanpak. Bijna alle bedrijven starten ooit op het niveau van ad hoc communicatie: er wordt alleen intern gecommuniceerd op het moment dat er een onderwerp is waarvan iemand vindt dat anderen er iets van moeten weten. De communicatie is dus volledig gebaseerd op de beschikbaarheid van informatie over het onderwerp en het onderbuikgevoel of de mening van de persoon die het communiceert. Er zit geen structuur of plan achter, en er vindt ook geen evaluatie plaats of de boodschap de medewerkers daadwerkelijk heeft bereikt. De naam zegt het al: het is écht ad hoc.
Het niveau van interne communicatie stijgt naarmate er meer tools, data en strategie beschikbaar zijn. Ook hierover vind je informatie in het Maturity Model. Zodra je dus weet waar je staat, weet je ook wat je precies nodig hebt om het volgende niveau te bereiken. Op die manier vergroot je eenvoudig de kans dat jouw bericht ook daadwerkelijk op de juiste plek terecht komt.
En het hoogste niveau dan? Zodra je de data en tools beschikbaar hebt en strategisch in kunt zetten om een interactieve dialoog aan te gaan met jouw medewerkers communiceer je intern op het hoogste niveau. En heb je dus de grootste kans dat jouw bericht landt en mensen ermee aan de slag gaan (heel belangrijk, vooral bij verandermanagement). Op dit niveau heb je namelijk het nodige inzicht en data om precies te weten wanneer welk segment van jouw interne doelgroep welke informatie of boodschap nodig heeft. En kun je zelfs anticiperen welke informatie in toekomst relevant wordt. Je weet precies hoe je jouw doelgroep kunt triggeren en motiveren. Tegelijkertijd blijf je leren en ontwikkelen op basis van de feedback en inzichten vanuit je doelgroep.
Dat klinkt als behoorlijk veel werk! Is het nou echt zo belangrijk om er zo veel tijd en moeite in te steken? Jazeker! Zoals hier boven geschreven is het cruciaal dat jouw interne doelgroep jouw boodschap begrijpt om er snel en efficiënt mee aan de slag te gaan, bijvoorbeeld als je een verandering succesvol wilt implementeren. Als zij niet meewerken gaat het niet lukken! Hoe beter je dus communiceert, hoe groter de kans dat de verandering snel en effectief doorgevoerd kan worden. En dat is precies wat je nodig hebt om een concurrentievoordeel te behalen of te behouden, toch?
En wat dacht je van de ‘war for talent’ die er op dit moment speelt op de arbeidsmarkt? Er staan enorm veel vacatures open, en recruiters worden steeds brutaler om talent aan te trekken. Juist in zo’n situatie is het cruciaal om voor betrokkenheid bij jouw medewerkers te zorgen. Hoe betrokkener ze zijn en hoe beter ze met het bedrijf kunnen identificeren hoe kleiner de kans dat ze binnenkort overstappen naar de concurrentie.
Interne communicatie is dus erg belangrijk, waarschijnlijk zelfs belangrijker dan ooit. En juist daarom is het ook zeker je tijd en moeite waard om jouw interne communicatiestrategie naar een hoger niveau te tillen. Door je aanpak regelmatig objectief te evaluëren zorg je ervoor dat je de status quo daadwerkelijk kunt verbeteren om je medewerkers structureel beter van de nodige informatie te voorzien en voor meer betrokkenheid te zorgen. Want zodra je weet waar je vandaag komt…je snapt het wel.
[/vc_column_text][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
Wil jij ook aan de slag met het Maturity Model? Dat kan! Schrijf je in om het model gratis te downloaden of plan een workshop in met één van onze consultants om jouw situatie individueel te analyseren en samen een planning op te stellen!
[/vc_column_text][vc_btn title=”Neem contact op” style=”custom” custom_background=”#ff6a13″ custom_text=”#ffffff” shape=”round” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fas fa-long-arrow-alt-right” add_icon=”true” link=”url:%2Fcontact”][/vc_column][/vc_row]
