[vc_row][vc_column][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]Sinds thuiswerken de nieuwe norm is geworden, is interne communicatie belangrijker dan ooit. Maar gek genoeg is het aantal tools dat voor interne communicatie doeleinden kan worden gebruikt nog steeds erg beperkt.
Volgens data van Gallagher meet amper een kwart van alle bedrijven het succes van hun interne communicatiecampagnes. Terwijl je juist nu we allemaal al een tijdje volledig of gedeeltelijk remote werken juist zou verwachten dat er meer zou gebeuren in de wereld van interne communicatie. Het kan en moet beter. Naast een goede interne communicatiestrategie is het daarom ook nodig om het effect van interne communicatie beter in kaart te brengen. Maar hoe doe je dat eigenlijk?
Waarom is het belangrijk om het succes van interne communicatie te meten?
Om efficiënt en structureel te kunnen communiceren heb je een communicatieplan nodig. In externe communicatie weten we het al lang, maar het geldt net zo voor interne communicatie. In een plan stel je normaalgesproken bepaalde doelen. En bedenk je welke stappen je moet zetten om deze doelen te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan een verandertraject dat intern gecommuniceerd moet worden. Bij een verandertraject komen er allemaal dingen kijken waar je rekening mee moet houden. Immers verandert er ook iets voor de medewerkers. Waarschijnlijk zullen ze hun gedrag op de ene of de andere manier moeten aanpassen. Wil jij bijvoorbeeld een nieuwe software implementeren? Dan moeten zij er in toekomst mee aan de slag, misschien wel dagelijks.
Als je weet wat er voor je doelgroep gaat veranderen door de implementatie van jouw verandertraject kun je het doel van jouw interne communicatiecampagne opstellen. Je wilt dat ze de verandering accepteren en hun gedrag dusdanig aanpassen dat het verandertraject een succes wordt. Maar om er zeker van te zijn dat het daadwerkelijk lukt is het belangrijk om de doelen ook meetbaar te maken. Net zoals elke marketeer het zou doen, door bijvoorbeeld cijfers van verschillende advertenties te bekijken. Een meetbare interne communicatiestrategie heeft drie grote voordelen:
1. Je kunt duidelijk zien wat wel of niet werkt en je kunt de strategie optimaliseren op basis van cijfers en feiten.
2. Je kunt de data die je verzameld gebruiken om de content te personaliseren voor jouw interne doelgroepen.
3. Je kunt de toegevoegde waarde van jouw interne communicatiecampagne zichtbaar maken met cijfers.
Er zijn dus genoeg redenen om ook interne communicatiecampagnes meetbaar te maken. Maar hoe doe je dat eigenlijk? Hieronder vind je onze tips!
1. Stel duidelijke doelen
Als je een strategie bedenkt moet je altijd keuzes maken. Dat geldt natuurlijk ook voor interne communicatie. Maar om deze keuzes te kunnen maken, is het belangrijk om te weten wat het doel van jouw campagne is. Je kunt pas de juiste route plannen als je weet waar je naartoe wilt, toch? Daarom is de eerste stap dan ook om duidelijke doelen voor jouw interne communicatiestrategie te stellen.
Laten we even naar een voorbeeld kijken: Stel je wilt een nieuwe software implementeren. Jij bent verantwoordelijk voor de communicatie rondom de implementatie. Je kunt natuurlijk een mailtje naar alle medewerkers sturen. Dat is makkelijk en kost relatief weinig tijd. Maar dan weet je niet wie het mailtje allemaal wel of niet leest. En als dat de enige interne communicatie rondom het verandertraject is, weet je ook niet wie er nog meer informatie nodig heeft. Of wie er direct met de nieuwe software aan de slag kan. Maar eigenlijk wil je het wel zeker weten, toch? Want uiteindelijk wil je er zeker van zijn dat iedereen de nieuwe software kan gebruiken.
De eerste vraag die je moet gaan stellen is: Wat wil je precies bereiken met jouw interne communicatiecampagne? Wil je dat mensen jouw mailtje lezen en daarna weten dat er een nieuwe software aankomt? Of wil je dat ze uiteindelijk weten hoe ze de nieuwe software moeten gebruiken (en dat vervolgens ook gaan doen)? Het antwoord zal waarschijnlijk optie 2 zijn. Om erachter te komen of je jouw doel bereikt heb je dus op z’n minst een link nodig in jouw mail. Via de link zou je bijvoorbeeld kunnen meten wie allemaal doorklikt naar een landingspagina met meer informatie. Dan weet je tenminste of jouw mailtje wordt opgemerkt en of mensen voor meer informatie op de link klikken.
Elke marketeer linkt een campagne aan een doel, dus bijvoorbeeld aan het aantal binnenkomende leads. Op die manier kan niet alleen worden bepaald of een campagne wel of niet succesvol is. Maar is het succes ook zichtbaar. Als verantwoordelijke voor interne communicatie haal je dan misschien geen leads binnen. Maar je kunt jouw succes alsnog in cijfers zichtbaar maken. Denk net als een marketeer en link jouw strategie aan kwantificeerbare doelen. Om het een stuk makkelijker te maken hebben wij de Measurement Map ontwikkelt. Daarmee kun je data efficiënt meten en structureren.
[/vc_column_text][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]2. Ken jouw interne doelgroep(en)
Elke externe marketeer kent zijn doelgroep(en) heel goed. De doelgroepen zijn duidelijk gedefiniëerd en hun behoeften zijn bekend bij de marketing afdeling. Op die manier kunnen marketingcampagnes zo gepersonaliseerd mogelijk de deur uit. Waarom zou je deze strategie niet ook kunnen toepassen in interne communicatie? Het is altijd een goed idee om te beginnen met vragen stellen: Wie is jouw interne doelgroep eigenlijk? Welke informatie hebben ze nodig, bijvoorbeeld over de nieuwe software die je wilt implementeren? Waar hebben ze behoefte aan? Wat weten ze misschien al? En wat is hun motivatie?
De antwoorden verschillen waarschijnlijk per afdeling. Of zelfs binnen een afdeling. Daarom heb je het bij grote verandertrajecten meestal ook te maken met meer dan één interne doelgroep. Om jouw doel te bereiken is het belangrijk om zo veel mogelijk inzicht te krijgen in een aantal dingen. Zo wil je bijvoorbeeld weten waar je doelgroep nu staat en waar ze uiteindelijk naartoe moeten. Pas dan kun je de stappen voor ze op een rijtje zetten en jouw interne communicatiestrategie erop aanpassen.
Klinkt ingewikkeld? Laten we even terug gaan naar ons voorbeeld: Sommige afdelingen binnen het bedrijf weten misschien al wel, waarom de nieuwe software belangrijk is voor het bedrijf. Anderen hebben er misschien nog nooit van gehoord. Stel dat het gaat om een nieuw CRM systeem. Dan hoef je de sales- en marketing afdeling zeker niet uit te leggen waarom een goed CRM systeem belangrijk is voor een bedrijf. Dat weten ze al. Maar waarschijnlijk zal je wel moeten toelichten waarom dit systeem beter is dan het oude systeem dat ze tot nu toe hebben gebruikt. Een andere doelgroep heeft dan weer hele andere informatiebehoeften en begint op een heel ander punt.
Het is dus erg belangrijk om inzicht te krijgen in de behoeften van jouw doelgroep. Hoe meer je weet over de informatie die ze nodig hebben, hoe beter. Maar dat is natuurlijk niet altijd even makkelijk. Vooral bij doelgroepen met een drukke agenda. Ze zitten vaak niet direct op jouw onderzoek en jouw vragen te wachten. Wij hebben een paar tips hoe het alsnog lukt om hun behoeften in kaart te brengen:
Kijk naar de resultaten van enquêtes die zijn gehouden binnen het bedrijf. De data geeft jouw inzicht in hoe de doelgroep denkt!
Als er geen (relevante) data beschikbaar is kun je zelf korte enquêtes of een quiz gebruiken om meer inzicht te krijgen in het kennisniveau van jouw doelgroep. De antwoorden kun je als benchmark gebruiken om het succes van jouw campagne te meten.
En als het kan, neem de tijd en praat met een aantal collega’s van verschillende afdelingen. In een persoonlijk gesprek achterhaal je meestal de meeste informatie over wat er speelt binnen de doelgroep.
Wanneer je zo veel mogelijk informatie over jouw doelgroep hebt verzameld kun je een profiel maken van jouw doelgroep. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe wij dat bij Funk-e doen. Door de verschillende punten om te rekenen in scores maak je de campagne meetbaar.
[/vc_column_text][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
3. Maak gebruik van tools
Er zijn genoeg tools die je niet alleen voor externe communicatie, maar ook voor interne communicatie kunt gebruiken. Natuurlijk hangt het erg af van je doel en de cijfers die je wilt meten, welke tools voor jouw in aanmerking komen. Maar de tools zijn de sleutel om het effect van jouw interne communicatiecampagne meetbaar en daardoor zichtbaar te maken. Maar hoe bepaal je welke tool je het beste kunt gebruiken?
Kijk nog eens goed naar de doelen die je voor jouw campagne hebt gesteld. Stel jezelf de vraag: Welke data heb ik nodig om te bepalen of ik het doel wel of niet heb behaald? Het antwoord is alles wat je nodig hebt om te bepalen welke tool je wilt gebruiken. Want uiteindelijk moet het een tool zijn die je helpt om de gewenste data te verkrijgen. Geen idee waar je moet beginnen? Dit zijn onze favoriete tools op dit moment:
Google Analytics
Google Analytics biedt grote fleksibiliteit en geeft je de mogelijkheid om de traffic op een pagina te tracken. Door source tracking kun je ook achterhalen welke campagnes het meest succesvol waren. Door de URLs voor je campagne met Google URL builder in te richten kun je makkelijk inzicht krijgen in de meest succesvolle communicatiekanalen.
ContactMonkey
ContactMonkey is een e-mail extensie die je met Outlook of Gmail kunt gebruiken. Het is een snelle en makkelijke manier om erachter te komen wie je mailtjes opent en op de links in je mails klikt zonder je e-mails via een andere tool te versturen.
4. Evalueer en optimaliseer jouw campagne
Het is eindelijk zo ver en je kunt beginnen aan de uitrol van jouw interne communicatiecampagne! Houd vanaf het begin ook de resultaten in de gaten. Uiteraard hangt het er weer vanaf wat je wilt meten en wat jouw doel was (en welk tool je gebruikt), maar het is cruciaal om altijd te weten of jouw campagne de juiste kant op gaat. Je wilt eigenlijk altijd weten waar je doelgroep op dat moment is. Door het proces goed in de gaten te houden kun je namelijk desnoods bijsturen, bijvoorbeeld door een reminder te versturen.
Blijf daarbij ook altijd goed kijken naar jouw voorspellingen. Klopt het wel allemaal? Mocht het niet zo gaan als je had verwacht of voorspeld, kijk dan goed naar de data. Waar gaat het precies mis? Door de juiste data te verzamelen zie je namelijk ook waar je moet bijsturen en welke stap van het communicatieplan wel of niet goed gaat. Ook hier geldt daarom: hoe meer data, hoe beter. Op die manier wordt het steeds makkelijker om mogelijke problemen te achterhalen en je campagne te optimaliseren.
En hoe bepaal je dan op basis van alle cijfers of jouw campagne succesvol was? Kijk eens naar het overzicht hieronder. Door na afloop van de campagne dezelfde parameters te meten als voor de campagne kun je het effect op jouw doelgroep duidelijk in kaart brengen. Het overzicht laat namelijk het uitgangspunt zien ten opzichte van waar de doelgroep nu staat. De data laat duidelijk zien of je jouw doel wel of niet hebt bereikt. En zegt daarom zo veel meer dan het openingspercentage van een mail!
Om even ons voorbeeld af te maken: Je ziet bijvoorbeeld het aantal mensen dat zich heeft ingeschreven voor een training per kanaal. Het is dus duidelijk dat de nieuwsbrief meer effect had dan de link op het intranet. Door dit soort informatie te verzamelen kun je ook toekomstige campagnes beter plannen en optimaliseren.
Klaar om het succes van jouw interne communicatiestrategie te meten?
Door jouw interne communicatiestrategie meetbaar te maken verhoog je dus de efficiëncie en kun je sneller bijsturen als er iets niet zo verloopt als je had voorzien. Maar je kunt ook de resultaten duidelijk zichtbaar maken in cijfers. Zo kun je aantonen hoe belangrijk interne communicatie is voor het bedrijf. Omdat het niet altijd even lastig is om de juiste doelen te stellen of de juiste tools te kiezen kun je hier ons Measurement Plan Template downloaden. Daarmee kun je direct aan de slag en het effect van jouw interne communicatiestrategie meten.[/vc_column_text][vc_column_text woodmart_inline=”no” text_larger=”no”]
Heb jij nog vragen of kom je er niet uit? We helpen je graag om jouw interne communicatiecampagne meetbaar te maken en te optimaliseren. Stuur ons een berichtje! Onze consultants nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.
[/vc_column_text][vc_btn title=”Neem contact op” style=”custom” custom_background=”#330072″ custom_text=”#ffffff” shape=”round” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fas fa-long-arrow-alt-right” add_icon=”true” link=”url:%2Fcontact”][/vc_column][/vc_row]
